7 SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

7 SAI LẦM CẦN TRÁNH KHI LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện là yếu tố then chốt giúp sự kiện của bạn trở nên thành công. Hãy cùng Global Mediakhám phá những sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch sự kiện và cách khắc phục để giúp bạn tổ chức một sự kiện hoàn hảo.

Trong ngành tổ chức sự kiện, câu nói “sai một ly, đi một dặm” hoàn toàn đúng. Một sai sót nhỏ có thể làm hỏng toàn bộ công sức chuẩn bị trong suốt thời gian dài. Để tránh những sai lầm này, dưới đây là những điểm bạn cần lưu ý khi lập kế hoạch sự kiện:

1. Không tạo điểm nhấn cho toàn bộ Sự kiện

Một trong những sai lầm lớn nhất mà nhiều nhà tổ chức sự kiện và doanh nghiệp gặp phải là thiếu sự sáng tạo trong việc tạo ra điểm nhấn (key moment) cho sự kiện. Điểm nhấn này không chỉ giúp sự kiện trở nên đặc biệt mà còn tạo ấn tượng sâu đậm trong lòng người tham dự.

Điều quan trọng là điểm nhấn phải có sự sáng tạo và liên quan mật thiết đến thông điệp và văn hóa của doanh nghiệp. Một sự kiện nhàm chán, thiếu sáng tạo sẽ không để lại ấn tượng sâu sắc, trong khi một ý tưởng độc đáo nhưng không phù hợp lại dễ gây phản cảm.

2. Truyền thông Sự kiện với quá nhiều Thông điệp

Trong truyền thông sự kiện, sự rõ ràng và nhất quán là nguyên tắc quan trọng. Tránh truyền tải quá nhiều thông điệp một lúc, vì điều này dễ gây nhiễu loạn, khiến khán giả khó tiếp nhận thông tin chính xác.

Hãy chọn ra thông điệp quan trọng nhất và truyền tải nó một cách đơn giản, dễ hiểu và nhất quán trên tất cả các kênh truyền thông. Điều này sẽ giúp khách hàng mục tiêu dễ dàng ghi nhớ và tiếp nhận thông tin từ sự kiện của bạn.

3. Thiết kế trải nghiệm khách hàng kém

Trải nghiệm của khách hàng là yếu tố không thể bỏ qua khi tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức chỉ chú trọng vào sân khấu hay trang trí mà bỏ qua những yếu tố quan trọng khác để tạo ra trải nghiệm tuyệt vời cho khách tham dự.

Trải nghiệm khách hàng cần phải được thiết kế liền mạch từ trước, trong và sau sự kiện. Từ giai đoạn tìm hiểu và đăng ký tham gia, đến việc đón tiếp khách mời và chăm sóc khách hàng sau sự kiện đều cần được chú trọng để tạo nên một trải nghiệm khó quên.

4. Thiếu hiểu biết về công nghệ

Công nghệ hiện đại đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, việc sử dụng công nghệ mà không hiểu rõ về nó có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, làm gián đoạn toàn bộ chương trình.

Một số doanh nghiệp chọn tự tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí nhưng gặp khó khăn khi phải tự thuê thiết bị công nghệ và vận hành chúng. Khi thiết bị gặp sự cố mà không có kỹ năng xử lý, sự kiện sẽ bị gián đoạn, ảnh hưởng đến hiệu quả tổng thể.

5. Dịch vụ F&B kém chất lượng

Dịch vụ ăn uống (F&B) là yếu tố không thể thiếu trong các sự kiện như hội nghị khách hàng, tiệc tất niên hay gala dinner. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức đã bỏ qua việc khảo sát kỹ càng các nhà cung cấp dịch vụ F&B.

Một bữa tiệc kém chất lượng không chỉ làm giảm trải nghiệm khách tham dự mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Đặc biệt, vệ sinh an toàn thực phẩm phải được đảm bảo. Những sự cố ngộ độc thực phẩm sẽ làm hỏng toàn bộ sự kiện và là mối đe dọa nghiêm trọng đến hình ảnh doanh nghiệp.

6. Không chuẩn bị đội ngũ ghi hình

Trong thời đại số hóa, việc ghi lại các khoảnh khắc của sự kiện để truyền thông sau sự kiện là rất quan trọng. Tuy nhiên, nhiều nhà tổ chức chỉ giao công việc này cho bộ phận quay phim, chụp ảnh mà không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về kịch bản và yêu cầu.

Điều này dễ dẫn đến việc ghi hình không đáp ứng yêu cầu và khó khăn trong việc dựng phim, lưu trữ và triển khai nội dung trên các kênh truyền thông sau sự kiện.

7. Bỏ qua hoạt động Truyền thông sau Sự kiện

Một sai lầm phổ biến là bỏ qua truyền thông sau sự kiện. Dù sự kiện đã kết thúc, nhưng truyền thông hậu sự kiện đóng vai trò rất quan trọng trong việc duy trì mối quan hệ với khách hàng.

Giai đoạn này giúp đánh giá hiệu quả sự kiện, thu thập phản hồi và cải thiện cho các sự kiện tiếp theo. Doanh nghiệp cần tiếp tục tương tác và gắn kết với khách hàng thông qua các kênh truyền thông.

Global Media – Đối tác tin cậy trong Tổ chức Sự kiện

Với kinh nghiệm tổ chức hàng loạt sự kiện thành công cho các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp và các tổ chức lớn, Global Media không ngừng khẳng định vị thế của mình tại Khánh Hòa. Chúng tôi tự hào là đơn vị đồng hành đáng tin cậy, luôn đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp.

Chúng tôi cam kết mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện chất lượng vượt trội, trải nghiệm chưa từng có và những ý tưởng sáng tạo giúp sự kiện của bạn trở nên đặc biệt và thành công rực rỡ.

Liên hệ Global Media ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu và trải nghiệm dịch vụ tổ chức sự kiện hoàn hảo. Đừng để những sai lầm đáng tiếc ảnh hưởng đến sự kiện quan trọng của doanh nghiệp bạn.