Mùa hè là khoảng thời gian lý tưởng để tổ chức các sự kiện ngoài trời. Việc tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ mang lại không gian mới mẻ, thoáng đãng mà còn giúp tạo ra những trải nghiệm thú vị và ấn tượng khó quên cho khách tham dự.
Nếu bạn đang có kế hoạch tổ chức một sự kiện ngoài trời vào mùa hè này, hãy xem ngay bài viết dưới đây của Global Media để cùng tìm hiểu sơ lược về khái niệm cũng như quy trình cơ bản để làm nên một sự kiện ngoài trời thành công nhé!
Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?
Khái niệm
Tổ chức sự kiện ngoài trời được hiểu đơn giản là việc lên kế hoạch, thực hiện và quản lý một sự kiện diễn ra ở không gian mở, ngoài trời thay vì trong nhà.
Các hoạt động tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ bao gồm từ việc lên ý tưởng, hiện thực hóa ý tưởng, setup chương trình, kịch bản và tổ chức sự kiện. Tuy nhiên, khác với những sự kiện trong nhà, các sự kiện ngoài trời phụ thuộc vào nhiều yếu tố hơn, đặc biệt là về ngân sách và thời tiết. Bởi không gian ngoài trời không có thiết bị gì cả, để chuẩn bị cho sự kiện thì cần dựng từ sân khấu, thiết bị âm thanh ánh sáng,….
Một số loại hình sự kiện ngoài trời
Tuỳ vào mục đích tổ chức mà các công ty, đơn vị sẽ lựa chọn không gian và loại hình tổ chức cho phù hợp. Một số loại hình phổ biến như:
- Các concert, chương trình âm nhạc: Rất nhiều sự kiện âm nhạc được tổ chức tại sân khấu ngoài trời bởi âm lượng và sức nhiệt của khán giả vô cùng lớn. Đặc biệt là các sự kiện ca nhạc vào dịp Countdown cuối năm đêm giao thừa, thu hút hàng nghìn người tham gia.
- Sự kiện Team building: Tăng cường tinh thần đồng đội, gắn kết các thành viên trong tập thể thông qua các hoạt động vui chơi giải trí.
- Sự kiện kỷ niệm: Nhiều sự kiện ngoài trời được tổ chức với mục đích kỷ niệm ngày thành lập công ty,…
- Sự kiện khai trương: Các sự kiện khai trương cửa hàng cũng được diễn ra ngoài trời rất nhiều.
- Sự kiện thể thao: Một số sự kiện thể thao lớn cũng được tổ chức ngoài trời, tại các sân vận động ngoài trời.
Một số dự án tổ chức sự kiện ngoài trời do Global Media thực hiện
Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời
Dù tổ chức trong nhà hay ngoài trời, thành công của một sự kiện đều phụ thuộc vào quy trình chuẩn chỉnh. Hiểu rõ điều này, Global Media mang đến quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện của khách hàng được diễn ra suôn sẻ và ấn tượng:
- Tiếp nhận yêu cầu tổ chức của khách hàng
– Trước khi tổ chức sự kiện cần nắm rõ những thông tin, yêu cầu về sự kiện để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng với mong muốn của khách hàng như: loại hình sự kiện, đối tượng tham dự, mục đích tổ chức,… - Xây dựng ý tưởng và kịch bản tổ chức
– Brainstorm ý tưởng độc đáo, sáng tạo, phù hợp với bối cảnh ngoài trời.
– Lên kịch bản cụ thể cho từng hạng mục công việc, xác định nhân sự, trang thiết bị cần thiết, dự trù kinh phí hợp lý.
– Sau đó, trình bày và nhận những đóng góp từ khách hàng để điều chỉnh lại cho hoàn chỉnh. - Lựa chọn địa điểm, thời gian tổ chức
– Địa điểm lựa chọn cần đáp ứng đủ điều kiện về diện tích, cảnh quan, giao thông, cơ sở vật chất và phù hợp với mục đích, quy mô sự kiện.
– Tư vấn, gợi ý danh sách những địa điểm phù hợp cho khách hàng để thống nhất địa điểm và thời gian tổ chức. - Chuẩn bị cho sự kiện
– Tiến hành sắp đặt đầy đủ các trang thiết bị cần thiết như sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, bàn ghế, bạt che,… đảm bảo chất lượng tốt và phù hợp với nhu cầu sử dụng.
– Tổng duyệt và chạy thử chương trình để đảm bảo máy móc và tiến trình tổ chức không xảy ra bất kỳ vấn đề nào. - Thực hiện tổ chức sự kiện
– Trong quá trình tổ chức sự kiện, mỗi thành viên trong ban tổ chức đều đảm bảo theo dõi sát sao chương trình để phòng tránh và phản ứng kịp thời khi xảy ra những tình huống bất ngờ để sự kiện diễn ra suôn sẻ. - Báo cáo và đánh giá
– Sau khi sự kiện kết thúc, đội ngũ sẽ dọn dẹp, tiến hành trả địa điểm và làm các báo cáo liên quan.
– Trình bày những hoạt động trong sự kiện, chi phí tổ chức và đánh giá kết quả sự kiện.
– Rút kinh nghiệm cho những sự kiện sau.
Kết luận
Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành xu hướng được ưa chuộng bởi khả năng mang đến những trải nghiệm mới mẻ, ấn tượng cho khách mời tham dự.
Tại Global Media, chúng tôi cung cấp các dịch vụ tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói, chuyên nghiệp, đẳng cấp. Hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn miễn phí và chuẩn bị cho kế hoạch sự kiện thành công sắp tới của doanh nghiệp!