Nội dung bài viết

GLOBAL MEDIA – CHIA SẺ MẪU CHECKLIST SỰ KIỆN KHI TỔ CHỨC EVENT

GLOBAL MEDIA – CHIA SẺ MẪU CHECKLIST SỰ KIỆN KHI TỔ CHỨC EVENT

Bài viết chia sẻ kiến thức từ Global Media – đơn vị có gần 10 năm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Khánh Hòa

Vì sao bạn cần một checklist “không sót việc, không chồng việc”?

Nếu bạn đang căng mình trước một sự kiện sắp diễn ra—deadline dí sát, nhà cung cấp cần chốt, kịch bản còn sửa, in ấn chưa duyệt—thì một checklist sự kiện được chuẩn hóa chính là “dây an toàn” quan trọng nhất. Với gần 10 năm tổ chức hàng trăm sự kiện quy mô khác nhau, Global Media nhận thấy 80% rắc rối phát sinh đều đến từ việc bỏ sót những đầu việc rất nhỏ (nhưng “đụng” là kẹt): ổ điện dự phòng, biển chỉ dẫn toilet, thùng rác, pin micro, ghim bảng tên, lối di tản, giấy phép âm thanh, biển báo an toàn, QR check-in backup khi rớt mạng…

Một checklist tốt sẽ giúp đội ngũ:

Bao quát trọn quy trình trước – trong – sau sự kiện.
Phân công rõ “ai làm – làm gì – xong khi nào – xác nhận bởi ai”.
Giảm rủi ro, tăng tính chuyên nghiệp, tối ưu chi phí lẫn thời gian.

Bài viết này, Global Media chia sẻ mẫu checklist sự kiện đầy đủ và cách sử dụng sao cho gọn – đúng – sát thực tế, để bạn có thể áp dụng ngay cho sự kiện của mình.

1. Checklist sự kiện là gì?

Checklist sự kiện là danh sách các hạng mục công việc cần thực hiện để sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và an toàn. Đây là “bản đồ” chi tiết đi kèm trạng thái công việc (To do / In progress / Done), người phụ trách, thời hạn, bằng chứng hoàn thành (PO/ảnh/biên bản), ghi chú rủi ro và phương án dự phòng.

Khác với “kế hoạch tổng quan”, checklist đi sâu tới mức công việc cụ thể: thay vì “chuẩn bị sân khấu”, checklist sẽ bóc tách thành kích thước sân khấu – backdrop – bậc lên xuống – vị trí LED – test nội dung – focus ánh sáng – dây điện – phủ thảm – an toàn tải trọng – lối kỹ thuật, v.v.

2. Checklist và Timeline khác nhau thế nào?

Checklist trả lời câu hỏi “Cần làm gì?” ở cấp độ đầu việc chi tiết (task), ai phụ trách, tiêu chí hoàn tất là gì.
Timeline trả lời câu hỏi “Làm khi nào?”—các mốc (milestone), thứ tự, phụ thuộc (dependency), đường găng (critical path).

Tóm lại: Checklist = What & Who & How; Timeline = When & In what order. Hai công cụ đi cùng nhau. Bạn lập Timeline ở giai đoạn đầu để “vẽ đường”, rồi vận hành bằng Checklist để “chạy đúng đường”.

3. Lợi ích khi lập checklist tổ chức sự kiện

Đảm bảo tính toàn diện: Không bỏ sót hạng mục nhỏ nhưng “quyết định”.
Tăng tính tổ chức: Phân công minh bạch, tránh chồng chéo, biết ai đang “kẹt” ở đâu.
Tiết kiệm thời gian – chi phí: Tránh làm lại, giảm phát sinh, hạn chế thuê “chữa cháy”.
Giảm rủi ro: Dễ cài “backup plans” (phương án A/B/C), đặc biệt với thiết bị kỹ thuật và thời tiết.
Nâng chuẩn chuyên nghiệp: Tạo thói quen vận hành, dễ bàn giao, dễ kiểm toán nội bộ sau sự kiện.

4. Công cụ xây dựng & vận hành checklist (dễ áp dụng)

Tùy quy mô sự kiện, đội ngũ có thể chọn:

Quản lý dự án: Asana, Trello, Monday.com, Basecamp, Microsoft Project
(Ưu: Giao việc, theo dõi tiến độ, gắn file, comment, nhắc hạn. Nhược: Cần làm quen.)
Ứng dụng checklist/nhắc việc: Todoist, Any.do, TickTick, MeisterTask
(Ưu: Nhanh, nhẹ, nhắc lịch; phù hợp nhóm nhỏ. Nhược: Hạn chế “phức hợp” dự án.)
Văn phòng & ghi chú: Google Sheets/Excel, Google Keep, Evernote, Notion, Smartsheet
(Ưu: Linh hoạt, dễ custom; Notion/Smartsheet mạnh về cơ sở dữ liệu & cộng tác.)

Gợi ý nhanh từ Global Media:

Sự kiện nhỏ – trung bình: Google Sheets + Trello là đủ mạnh & gọn.
Sự kiện lớn, nhiều vendor: com/Asana + Smartsheet sẽ tối ưu hơn.

5. Mẫu Event Planning Checklist theo 3 giai đoạn

Dưới đây là mẫu checklist khung mà Global Media thường áp dụng và tùy biến theo từng loại hình (lễ kỷ niệm, hội nghị khách hàng, ra mắt sản phẩm, giải thể thao, triển lãm…). Bạn có thể copy hạng mục, điền người phụ trách (PIC), deadline, tiêu chí hoàn tất, và đánh dấu trạng thái.

5.1 GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ (Planning & Pre-Production)

1) Mục tiêu & đối tượng

Xác định mục tiêu SMART: (VD: 500 khách tham dự – 80% check-in – 30% khách điền khảo sát – 100 lead đủ điều kiện).
Xác định đối tượng chính/phụ (khách hàng/đối tác/nhân viên/báo chí).
Chân dung khách (persona): tuổi, ngành, di chuyển, ăn kiêng, ngôn ngữ, mốc thời gian thuận tiện.

2) Ngân sách & phê duyệt

Lập budget tổng và phân bổ theo hạng mục: địa điểm, sân khấu – âm thanh – ánh sáng (SFX), màn hình/LED, trang trí, nhân sự, MC–KOL–tiết mục, F&B, quà tặng – in ấn – vật phẩm, truyền thông, an ninh – y tế, giấy phép, dự phòng 10–15%.
Gắn báo giá – hợp đồng – PO cho từng vendor; cài mốc thanh toán đợt 1–2–3.
Cập nhật bảng theo dõi phát sinh (change log).

3) Địa điểm & pháp lý

Khảo sát địa điểm: sức chứa, cao độ trần, tải trọng, điểm treo, cổng kỹ thuật, điện 3P, kho chứa, bãi xe, lối di tản, phòng chờ VIP.
Kiểm tra giấy phép: âm thanh ngoài trời, bản quyền âm nhạc, quảng cáo, PCCC, an ninh trật tự, chiếm dụng lòng lề đường (nếu cần).
Ký hợp đồng địa điểm, chốt giờ load-in/load-out, giờ thử âm – ánh sáng.

4) Concept & thiết kế nhận diện

Chốt key visual, palette màu, font, phong cách trang trí, flow không gian.
Triển khai 2D/3D: sân khấu, backdrop, photobooth, cổng chào, standee, khu đăng ký, khu trải nghiệm, khu F&B.
Kiểm tra khả năng thi công (kích thước, vật liệu, an toàn, đường đi thiết bị).

5) Nội dung & kịch bản (Run of Show – ROS)

Lập timeline chương trình từng phút: mở màn, phát biểu, vinh danh, tiết mục, minigame, trao quà, bế mạc.
Chốt MC script, cue list (điểm vào/ra âm thanh – ánh sáng – LED – hiệu ứng).
Soạn brief MC/KOL/tiết mục; casting nếu cần.

6) Nhân sự & phân công

Sơ đồ ban tổ chức: Producer, Stage Manager, Floor Manager, FOH kỹ thuật, Lễ tân, Hậu cần, An ninh, Y tế, Media (photo/video), Truyền thông – PR, Tài chính.
Bảng phân công: ai – làm gì – thời gian – tiêu chí nghiệm thu.
Đào tạo nhanh (brief onsite): quy trình đón khách, xử lý tình huống, kịch bản khẩn cấp.

7) Nhà cung cấp (vendor)

Sân khấu – âm thanh – ánh sáng – LED: thông số kỹ thuật, patch list, sơ đồ điện, test list.
Trang trí – thi công: chất liệu, kích thước, kết cấu, điểm treo, che chắn kỹ thuật.
F&B: set menu/flow phục vụ – tiêu chuẩn an toàn thực phẩm – góc ăn kiêng.
Quay phim – chụp ảnh: shot list, khu ưu tiên, quy tắc di chuyển không che tầm nhìn.
An ninh – y tế: chốt điểm, liên lạc nhanh, thiết bị sơ cứu, xe cứu thương (nếu cần).
MC/KOL/tiết mục: hợp đồng, rider kỹ thuật, rehearsal.

8) Mời & quản lý khách mời

Dữ liệu khách: phân nhóm (VIP/đối tác/khách hàng/nhân viên/báo chí).
Gửi save-the-date – invitation – reminder (email/SMS/Inbox).
RSVP & check-in: link đăng ký, QR cá nhân, bàn đón tiếp, bảng tên, quà tặng, sơ đồ chỗ ngồi.
Lưu ý tiếp cận đặc biệt: người khuyết tật, người già/trẻ nhỏ, VIP escort.

9) Truyền thông – PR – Digital

Kế hoạch trước – trong – sau sự kiện: bài thông cáo, key message, hình ảnh chính, hashtag, KOL/KOC/đối tác truyền thông.
Hạ tầng livestream (nếu có): đường truyền, backup 4G/5G, encoder, test timeline.
Bàn giao media kit cho báo chí/đối tác.

10) Rủi ro & phương án dự phòng

Thời tiết (sự kiện ngoài trời): nhà bạt, vật tư che mưa, sàn chống trượt, phương án chuyển indoor.
Kỹ thuật: micro/hệ thống dự phòng, máy phát điện, dây tín hiệu thay thế.
An toàn: dòng người, lối thoát hiểm, bảo hiểm, quy trình sự cố y tế – cháy nổ.
Pháp lý: kiểm tra lần cuối giấy phép, hợp đồng, điều khoản hủy.

5.2. GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN (Bốc dàn – Vận hành – Trình diễn)

1) Set-up & kỹ thuật

Load-in theo sơ đồ: khu kỹ thuật, tuyến dây, khu thi công, kho vật tư.
Thi công – lắp đặt: sân khấu, backdrop, LED, ánh sáng, âm thanh, photobooth, lối dẫn, biển chỉ dẫn (WC, hút thuốc, lối thoát hiểm), thùng rác bố trí hợp lý.
Test đồng bộ: ánh sáng (focus cue), âm thanh (line check, sound check), LED (test nội dung – độ phân giải – màu sắc), trình chiếu (file dự phòng, font).
Kiểm tra an toàn: băng dính chống vấp, bọc cạnh sắc, rào chắn khu cấm, tải trọng sân khấu, cầu thang lên/xuống, bình chữa cháy, hộp cứu thương.

2) Đón khách & vận hành tiền sự kiện

Bàn check-in: đủ nhân sự, máy quét QR, danh sách dự phòng bản in, bút – note, băng keo – kéo – ghim.
Flow đón khách: gửi hướng dẫn đỗ xe, biển chỉ dẫn lớn từ cổng, nhân sự chào – hướng dẫn chỗ ngồi.
Quà tặng: phát theo nhóm, đủ size (nếu áo), phiếu bốc thăm (nếu có), bàn cloakroom (giữ đồ).

3) Điều phối chương trình (Showcall)

Họp chớp nhoáng (h-60’): tất cả vị trí nắm ROS, điểm rơi quan trọng, tín hiệu liên lạc (bộ đàm kênh riêng).
Showcall: Stage Manager cầm cue list, gọi tín hiệu light–sound–LED–nhân sự; tuân thủ thời lượng, xử lý “chèn giờ” hợp lý.
Dự phòng “trượt cue”: playlist nhạc chờ, MC filler, tiết mục dự phòng ngắn.

4) Truyền thông trực tiếp

Livestream: giám sát tín hiệu, bình luận viên, ghi chú mốc highlight.
Media onsite: chụp ảnh timeline, chụp khách – lãnh đạo – đối tác; video B-roll đủ cho clip recap.
Mạng xã hội: cập nhật real-time (story, reels), kiểm soát bình luận.

5) F&B & vệ sinh

Quy trình phục vụ: giờ mở bàn, refill nước, khu ăn kiêng/halal/vegetarian, tiêu chuẩn an toàn thực phẩm.
Vệ sinh: lịch dọn định kỳ, khu rác phân loại, xử lý sự cố đổ vỡ/đổ nước nhanh.

6) An ninh & y tế

Chốt trực tại các điểm nóng (cửa, sân khấu, VIP, khu trẻ em).
Quy trình xử lý: mất đồ – xô xát – ngất – dị ứng – cháy nổ; ghi biên bản.

7) Kết thúc & tháo dàn (Load-out)

Thu dọn: biển bảng, rác thải; bàn giao mặt bằng đúng giờ.
Kiểm đếm thiết bị: theo checklist vật tư (in-out), niêm phong kiện.
Biên bản nghiệm thu với venue và vendor.

5.3. GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN (Hậu kiểm & Tối ưu)

1) Báo cáo & đo lường

Số lượng khách đăng ký / check-in thực / tỷ lệ no-show / thời gian lưu lại trung bình.
Mục tiêu định lượng: lượt quét QR, điền form, đăng ký dịch vụ, đơn hàng tại chỗ (nếu có).
Mục tiêu định tính: điểm hài lòng (CSAT/NPS), phản hồi mở.
Truyền thông: reach, engagement, sentiment, earned media.
Ngân sách: so sánh kế hoạch – thực chi; lý do phát sinh; đề xuất tối ưu.

2) Nội dung truyền thông sau sự kiện

Thông cáo báo chí (nếu có), bài recap website, album ảnh, video highlight (60–90s) và full video (nếu yêu cầu).
Gửi thư cảm ơn tới khách mời/đối tác/nhà tài trợ; chia sẻ link album/video.

3) Hậu cần & thanh quyết toán

Thanh lý hợp đồng: đối chiếu nghiệm thu – hóa đơn – biên bản.
Hoàn trả thiết bị thuê; kiểm tra hư hại.
Lưu trữ tài liệu: hợp đồng, giấy phép, bản vẽ, cue list, ROS, báo cáo, media gốc.

4) Họp rút kinh nghiệm (Debrief)

Đánh giá cái “được – chưa được” theo 3 nhóm: Quy trình – Kỹ thuật – Trải nghiệm.
Cập nhật bộ checklist “phiên bản mới” để lần sau làm nhanh – gọn – chuẩn hơn.

6. Checklist chi tiết theo hạng mục chức năng

Bạn có thể dán bảng dưới đây vào Google Sheets và thêm cột: PIC – Deadline – Trạng thái – Bằng chứng – Ghi chú.

6.1 Pháp lý – hợp đồng

Hợp đồng địa điểm (điều khoản giờ kỹ thuật, bồi hoàn, tiếng ồn).
Giấy phép âm thanh ngoài trời / quảng cáo / treo banner / PCCC.
Bảo hiểm sự kiện (nếu áp dụng).
Hợp đồng vendor: kỹ thuật, trang trí, F&B, media, MC/KOL/tiết mục.
Bản quyền âm nhạc/hình ảnh (nếu phát công cộng).

6.2 Kỹ thuật – sân khấu – ánh sáng – âm thanh – LED

Bản vẽ sân khấu/LED (kích thước – tải trọng – điểm treo).
Patch list, sơ đồ điện 1P/3P, nguồn dự phòng/máy phát.
Thử nội dung LED (độ phân giải, font, file dự phòng).
Check micro cầm tay/cài đầu/cổ ngỗng + pin dự phòng.
Cue list (ánh sáng – âm thanh – hiệu ứng đặc biệt).
Bộ đàm: đủ kênh, pin dự phòng, quy ước tín hiệu.

6.3 Trang trí – nhận diện

Backdrop/photobooth/cổng chào: kích thước – vật liệu – an toàn.
Biển chỉ dẫn (khu vực chính – WC – lối thoát hiểm – hút thuốc).
Bàn lễ tân, bục phát biểu, standee, bàn ký, sách ký.
Hoa/đồ trang trí, thảm sàn, dán nền, bọc dây.

6.4 Truyền thông – PR – Digital

Thông cáo báo chí – media list – media kit.
Kế hoạch mạng xã hội trước/trong/sau; hashtag chính.
Livestream: đường truyền chính – backup, nhân sự vận hành.
Photographer/videographer: shot list – line-up – khu cấm.

6.5 Lễ tân – check-in – khách mời

Danh sách khách chia nhóm, bảng tên, sơ đồ chỗ ngồi.
QR check-in + danh sách in dự phòng.
Quà tặng/bộ tài liệu, túi đựng, phiếu bốc thăm.
Quy trình đón – dẫn – tiễn VIP; chỗ để xe; cloakroom.

6.6 F&B – vệ sinh – môi trường

Set menu, phần ăn đặc thù (chay/ăn kiêng/h halal), nước uống.
Tiêu chuẩn an toàn thực phẩm, găng tay, nón che tóc.
Kế hoạch dọn vệ sinh định kỳ, thùng rác phân loại.
Phun diệt côn trùng (đối với outdoor, nếu cần).

6.7 An ninh – an toàn – y tế

Sơ đồ an ninh: chốt, lối thoát hiểm, khu cấm, hàng rào mềm.
PCCC: bình chữa cháy, tập huấn ngắn.
Tủ thuốc, cáng, liên hệ y tế gần nhất, xe cứu thương (nếu sự kiện lớn).
Kịch bản xử lý khẩn cấp (mất điện, mưa to, chen lấn, sự cố y tế).

6.8 Hậu cần – vận chuyển

Lịch tải hàng vào/ra, lối kỹ thuật, thang hàng.
Kho tạm, thẻ ra vào kỹ thuật, bảo vệ trực.
Dụng cụ đa năng onsite: bút, băng dính, kéo, dao rọc, dây rút, tua vít, ổn áp, dây nối, khăn lau.

6.9 Nội dung chương trình

Run of Show chi tiết (phút/phút).
MC script, cue sheet, rehearsal (âm – ánh sáng – LED – tiết mục).
Playlist nhạc chờ, phương án “lấp chỗ trống”.
Quà tặng/trao tặng: người trao – người nhận – vị trí đứng – photographer.

6.10 Hậu kỳ – báo cáo

Album ảnh chỉnh, video recap, lưu media gốc.
Báo cáo tổng hợp: mục tiêu – kết quả – bài học – đề xuất.
Gửi thư cảm ơn, khảo sát hài lòng sau sự kiện.
Cập nhật “checklist phiên bản tiếp theo”.

Mẹo nhỏ để checklist “sống” và phát huy tối đa

Một checklist – một người sở hữu (owner): tránh “cha chung không ai khóc”.
Đặt tiêu chí hoàn tất rõ ràng: “xong” nghĩa là gì? (VD: “Backdrop lắp xong và đã test ảnh mẫu, Stage Manager ký duyệt”).
Gắn bằng chứng: ảnh, biên bản, số tracking, mã hợp đồng.
Đánh dấu rủi ro & phụ thuộc: việc A xong thì B mới làm; rủi ro nếu mưa, mất điện…
Họp nhanh 10–15 phút mỗi ngày: cập nhật trạng thái, gỡ “nút thắt”.
Backup mọi thứ quan trọng: file trình chiếu, nội dung LED, micro, pin, cáp, router 4G/5G, ổ điện dự phòng.

Kết luận

Một sự kiện trơn tru hiếm khi là “phép màu”—nó là kết quả của kỷ luật chuẩn bị, checklist rõ ràng và thói quen kiểm soát rủi ro. Mẫu checklist ở trên là khung đầy đủ mà Global Media đúc kết từ thực tế tổ chức sự kiện chuyên nghiệp gần 10 năm qua. Bạn có thể tùy biến theo loại sự kiện, quy mô, địa điểm và đặc thù khách mời để đạt hiệu quả cao nhất.

Checklist tốt = 50% thành công, 50% còn lại là con người và cách phối hợp.
Chúc bạn tổ chức một sự kiện an toàn – mượt mà – đáng nhớ!

Global Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Khánh Hòa
Gần 10 năm đồng hành cùng doanh nghiệp trong các lễ kỷ niệm, hội nghị – hội thảo, ra mắt sản phẩm, sự kiện thể thao – giải trí, triển lãm.
Bài viết thuộc chuyên mục chia sẻ kiến thức sự kiện – truyền thông.