GLOBAL MEDIA & EVENTS: 4 THUẬT NGỮ DÂN EVENT “KHÔNG ĐƯỢC” NHẦM LẪN

Trong ngành sự kiện, có những thứ chỉ cần sai một chút là cả chương trình chệch hướng. Không hẳn vì thiếu kinh nghiệm, mà nhiều khi chỉ do nhầm… “ngôn ngữ nghề”. Chỉ riêng 4 thuật ngữ Rundown – Agenda – Callsheet – Timeline thôi cũng đủ khiến người mới vào nghề (thậm chí người làm lâu năm) lẫn lộn, dẫn đến gửi sai tài liệu, truyền sai thông tin, lệch giờ set-up, thiếu cue, và đôi khi là tạo cảm giác thiếu chuyên nghiệp với khách hàng.

Tại Global Media & Events, chúng tôi xem hệ thống tài liệu vận hành như “xương sống” của một sự kiện. Sân khấu có thể hoành tráng, ánh sáng có thể lung linh, kỹ thuật có thể hiện đại, nhưng nếu thông tin không được sắp xếp đúng chuẩn, mọi thứ vẫn có thể vỡ trận chỉ trong vài phút. Vì vậy, bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ bản chất từng thuật ngữ, dùng đúng – chia đúng – triển khai đúng, để ekip chạy chương trình mượt mà hơn và trải nghiệm người tham dự cũng trọn vẹn hơn.

1. Rundown – “Bộ xương” của toàn bộ chương trình

Nếu sự kiện là một cơ thể sống, Rundown chính là bộ xương nâng đỡ toàn bộ chương trình. Đây là tài liệu mang tính “kịch bản tổng thể”, ghi lại tất cả hạng mục sẽ diễn ra theo đúng trình tự thời gian, đi kèm nội dung và bộ phận phụ trách. Nói đơn giản hơn, Rundown là thứ để cả ekip cùng nhìn vào mà biết chương trình đang chạy ở đâu, tiếp theo là gì, phần này ai chịu trách nhiệm, và những bộ phận liên quan cần chuẩn bị những gì.

Trong thực tế, MC, đạo diễn sân khấu, điều phối, kỹ thuật âm thanh – ánh sáng – LED, media quay chụp, hậu cần, lễ tân… đều cần Rundown để bắt nhịp chung. Rundown càng rõ ràng thì khả năng phối hợp càng cao, hạn chế tối đa tình trạng “đoán nhau mà làm”, hoặc “đợi nhau mà chạy”. Với Global Media & Events, một Rundown tốt không chỉ là bảng liệt kê tiết mục, mà phải là tài liệu có logic, có cấu trúc, hạn chế tối đa mơ hồ, và quan trọng nhất là luôn cập nhật theo phiên bản rõ ràng để tránh nhầm lẫn khi thay đổi sát giờ.

2. Agenda – Lịch trình dành cho khách mời (và tuyệt đối không “đào sâu kỹ thuật”)

Agenda và Rundown là hai thứ hay bị nhầm nhất, nhưng tính chất lại hoàn toàn khác nhau. Nếu Rundown là bản điều phối hậu trường thì Agenda là lịch trình dành cho khách mời, tức phiên bản tối giản nhất của chương trình. Agenda chỉ cung cấp những thông tin khách cần biết, như giờ check-in, giờ khai mạc, các phần chính, thời điểm tiệc bắt đầu, và giờ bế mạc. Agenda không nên dài, không nên rối, và càng không nên chứa “ngôn ngữ nội bộ”.

Điều quan trọng là Agenda không đi sâu kỹ thuật, không có cue, cũng không có ekip. Khách mời không cần biết visual nào chạy file nào, âm thanh cue số mấy, ánh sáng đổi ra sao hay micro nào sẽ chuyển qua ai. Một Agenda đúng chuẩn thường được viết rất gọn, sang, dễ hiểu, đảm bảo khách đọc một lần là nắm được nhịp chương trình. Làm Agenda tốt cũng là một cách nâng trải nghiệm sự kiện lên chuyên nghiệp hơn, vì khách luôn cảm nhận được sự chỉn chu ngay từ những điều nhỏ.

3. Callsheet – Lịch làm việc của ekip (không dành cho khách)

Nếu Agenda dành cho khách, thì Callsheet là tài liệu dành riêng cho crew. Đây là “lịch làm việc của ekip”, giúp tất cả bộ phận nắm rõ giờ calltime, ai có mặt lúc nào, vào vị trí ra sao, set-up thế nào, và mỗi người phụ trách đúng phần việc gì. Khi Callsheet được thiết kế tốt, ekip sẽ tránh được tình trạng đến trễ, đến sớm quá không biết làm gì, hoặc thiếu người đúng thời điểm quan trọng.

Trong quá trình vận hành sự kiện, Callsheet giống như một “bản phân luồng nhân sự”, giúp cả chương trình bớt đi rất nhiều câu hỏi phát sinh. Thực tế, chỉ cần thiếu Callsheet hoặc Callsheet viết mơ hồ, sẽ ngay lập tức xuất hiện cảnh: người này hỏi người kia, bộ phận này chờ bộ phận khác, và điều phối phải “đi tìm người”. Với Global Media & Events, Callsheet luôn được chia theo nhóm công việc cụ thể để người đọc chỉ cần nhìn một lượt là biết giờ vào job, giờ off, cũng như điểm tập trung chính xác.

4. Timeline – Quản lý tiến độ sản xuất trước sự kiện (đừng nhầm với Rundown)

Timeline là khái niệm cũng hay bị hiểu sai, vì nhiều người tưởng Timeline là kịch bản chương trình. Thực ra Timeline là bảng tiến độ sản xuất trước sự kiện, dùng để quản lý deadline giữa các phòng ban. Timeline trả lời cho câu hỏi: “Khi nào chốt kịch bản?”, “Bao giờ duyệt thiết kế?”, “Khi nào gửi file LED?”, “Deadline danh sách khách là ngày nào?”, “Tổng duyệt lúc nào?”, “Set up từ mấy giờ?”… Nghĩa là Timeline thuộc về giai đoạn tiền kỳ, giúp mọi thứ đi theo đường thẳng, thay vì dồn về phút cuối.

Nếu một sự kiện chỉ có Rundown mà không có Timeline, khả năng cao cả ekip sẽ rơi vào chế độ chạy nước rút. File visual đến trễ, beat nhạc chưa test kỹ, kịch bản chưa chốt, rehearsal thiếu thời gian, và mọi bộ phận đều phải “vừa làm vừa sửa”. Timeline càng rõ thì áp lực càng giảm, và chất lượng thành phẩm càng tăng, vì mọi thứ được chuẩn bị đúng quy trình.

 

Vì sao 4 thuật ngữ này “KHÔNG ĐƯỢC” nhầm lẫn?

Điểm mấu chốt nằm ở việc mỗi tài liệu có một đối tượng riêng, và một vai trò riêng trong vận hành. Rundown phục vụ toàn bộ ekip để chạy chương trình. Agenda phục vụ khách mời để họ hiểu được lịch trình và trải nghiệm đúng nhịp. Callsheet phục vụ crew để bố trí nhân lực chuẩn xác, tránh chồng chéo và sai giờ. Timeline phục vụ việc quản lý tiến độ tiền kỳ, đảm bảo tất cả đầu việc chốt đúng hạn trước khi bước vào ngày diễn.

Chỉ cần nhầm lẫn, hậu quả sẽ xuất hiện ngay. Gửi Rundown cho khách có thể khiến khách nhìn thấy hết cue và thông tin nội bộ. Gửi Agenda cho kỹ thuật thì chương trình thiếu dữ liệu để chạy. Không có Callsheet thì crew loạn thời gian và vị trí. Không có Timeline thì dồn deadline về phút cuối và ekip rơi vào chế độ chữa cháy.

Global Media & Events và tư duy vận hành “chuẩn nghề”

Tại Global Media & Events, chúng tôi không chỉ tổ chức sự kiện, sản xuất truyền thông hay triển khai kỹ thuật, mà luôn đặt hệ thống vận hành lên hàng đầu. Một sự kiện được gọi là thành công không chỉ bởi “sân khấu đẹp”, mà còn bởi cách ekip hiểu đúng tài liệu, phối hợp đúng nhịp, kỹ thuật chạy trơn tru, media ghi hình đúng khoảnh khắc, và khách mời trải nghiệm liền mạch từ đầu đến cuối.

Chúng tôi tin rằng: khi cấu trúc vận hành đủ chắc, ý tưởng sáng tạo mới có không gian để thăng hoa. Và khi sự kiện được chuẩn hóa từ tài liệu, mọi phát sinh sẽ được xử lý bình tĩnh hơn, chuyên nghiệp hơn, và ít sai số hơn.

 

Kết

Rundown – Agenda – Callsheet – Timeline nghe quen, nhưng hiểu đúng và dùng đúng mới là “người trong nghề”. Ngành sự kiện là ngành của từng phút, từng giây, nên tài liệu vận hành càng phải chuẩn. Nếu bạn đang làm planner, điều phối, media, kỹ thuật, hoặc mới bắt đầu bước vào ngành, hãy bắt đầu từ những khái niệm nền tảng này để tránh rơi vào tình huống “đúng việc nhưng sai cách”.

Và nếu bạn cần một ekip vừa sáng tạo tốt, vừa vận hành chắc tay, Global Media & Events luôn sẵn sàng đồng hành để mỗi chương trình không chỉ đẹp về hình thức, mà còn mượt về nhịp chạy và đúng về trải nghiệm.

Post Views: 54